W dniu 16 lutego Zarząd LW Bogdanka przyjął zaktualizowane dokumenty regulujące kwestie współpracy z organizacjami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu: Zasady udzielania darowizn oraz Politykę Zaangażowania Społecznego.

1. Zasady udzielania darowizn

Najważniejsze z wprowadzonych zmian dotyczą:

• wprowadzenia do definicji wyrażenia „Beneficjent końcowy” – w jego konsekwencji przyjmuje się interpretację, że  podmiotem otrzymującym darowiznę nie będzie organ prowadzący, z którym podpisana będzie umowa, a stanie się nim podmiot, który odpowiada za wydatkowanie darowizny i jest realnym obdarowanym.  

Przykład: w przypadku darowizny przekazywanej na szkołę podstawową prowadzoną przez gminę Obdarowanym, czyli podmiotem z którym podpisana zostanie umowa jest Gmina, natomiast szkoła jest Beneficjentem końcowym i to szkoła odpowiedzialna jest za prawidłowe wydatkowanie i rozliczenie darowizny.

• wprowadzenie zasady (dobrej praktyki), że każda realizowana inicjatywa wsparta z budżetu darowizn LW Bogdanka S.A. winna być realizowana w zgodzie z zasadami i celami zrównoważonego rozwoju ONZ, w szczególności powinna uwzględniać parametry środowiskowe i minimalizować jej wpływ na środowisko naturalne. 

• wprowadzenie dedykowanego adresu e-mail jako drugiej poza pocztą tradycyjną ścieżki do składania wniosków oraz sprawozdań z realizacji umów w formie elektronicznej (podpisanego skanu),  w odpowiedzi na wyzwania procedowania umów w okresie pandemii Covid-19. Co ważne dokumenty muszą być podpisane przez osoby uprawnione oraz zeskanowane. 

• aktualizacja Załącznika nr 1, czyli wzoru Wniosku o przyznanie darowizny o nowe zagadnienia, takie jak m.in. opis grupy odbiorców i ich struktura, opis działań podjętych w celu maksymalizacji pozytywnego wpływu realizowanego zadania na środowisko naturalne lub minimalizowania negatywnego wpływu na nie (nadprodukcja odpadów, zanieczyszczenia wody etc.), opis wkładu własnego lub wkładu z innych źródeł.  

• aktualizacja Załącznika nr 2, stanowiącego wzór rozliczenia z realizacji umowy darowizny, poprzez dostosowanie jego zapisów do zaktualizowanych Zasad, a ponadto wprowadzenie nowych  rubryk do wypełnienia, niezbędnych e do ewaluacji wpływu przyznanej darowizny na lokalne otoczenie społeczne czy środowisko przyrodnicze -  m.in.: opis struktury odbiorców i jej dobór, opisu wpływu na grupę docelową,  liczbę osób które skorzystały z działań sfinansowanych z darowizny (bezpośrednio, pośrednio), opis działań podjętych w celu zapewnienia efektywności środowiskowej przy realizacji działań objętych przedmiotem darowizny, opis w jaki sposób zrealizowane działania wspierają zrównoważony rozwój oraz w jaki sposób zrealizowane działania przyczyniły się do spełnienia potrzeb/problemów społecznych opisywanych przez Obdarowanego we wniosku o darowiznę.

Uwaga! Nowe zasady wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd, tj. od dnia 16/02/2022 r. Wnioski, które wpłynęły do Spółki przed tym dniem na wzorze Wniosku  o udzielenie darowizny sprzed aktualizacji zostaną ocenione.

2. Polityka Zaangażowania Społecznego LWB

Przyjęte zostały również zmiany  w Polityce Zaangażowania Społecznego LW Bogdanka S.A. - ich głównym założeniem było uspójnienie zapisów zawartych w Polityce zgodnie z dokumentami komplementarnymi, które zostały zaktualizowane od czasu przyjęcia pierwotnego brzmienia Polityki, czyli od 2019 r.

Funkcja Polityki Zaangażowania Społecznego LWB to zebranie w jednym dokumencie zasad różnych, najczęściej występujących form współpracy z interesariuszami zewnętrznymi w obszarze społecznym, kulturalnym, zaangażowania społecznego, a także ukazanie interesariuszom zewnętrznym priorytetów Spółki w tym zakresie.

• Dla Części I: Darowizny: uspójnienie zapisów dot. darowizn ze aktualizowanymi Zasadami udzielania darowizn przez Zarząd LW Bogdanka, opisanymi powyżej;
• Dla Części II: sponsoring społeczno-kulturalny: uspójnienie zapisów dot. podpisywania umów sponsoringowych zgodnie z dokumentem „Strategii Działalności Sponsoringowej Lubelskiego Węgla „Bogdanka” S.A. na lata 2022-2024”.
• Część III: Współpraca CSR:  współpraca CSR realizowana jest w głównej mierze na pracy projektowej, zaś zakres obowiązków każdej ze stron opisany jest w umowie o współpracy. Umowa określa także istotne elementy współpracy: zadania i ich terminy, kosztorys, koordynatorów, obowiązki informacyjne wszystkich stron. W ramach współpracy CSR dopuszcza się wielostronne umowy, oparte na idei wielosektorowej kooperacji w celu multiplikowania pozytywnych efektów realizowanego projektu. We wprowadzonej części opisano podmioty, które mogą ubiegać się o współpracę, cele zaangażowania społecznego (spójne z celami na które przeznaczane są darowizny), ogólne warunki wnioskowania o współpracę, w tym wprowadza się Załącznik nr 1: ujednolicony Wniosek o współpracę CSR.
• Część IV: Inne formy zaangażowania społecznego Spółki: We wprowadzonej niniejszym części opisano zasady współpracy z LW Bogdanka S.A. przy: Organizacji wolontariatu pracowniczego oraz włączania się Spółki w charytatywne zbiórki i licytacje poprzez  przekazywanie gadżetów firmowych LW Bogdanka do licytacji. Wprowadzono minimalne  kryteria, które musi spełniać wniosek o włączenie się w w/w akcję społeczną, w tym cel charytatywny, organizatora zbiórki, termin etc.

Instytucje i organizacje chętne do podjęcia współpracy ze Spółką zapraszamy do zapoznania się z dokumentami.